Il n’y a que très peu d’heures dans une journée de travail, et une bonne gestion du temps n’est pas toujours suffisante pour faire face à une grande charge de travail.
Une productivité élevée signifie être capable de tirer parti des opportunités commerciales prometteuses, et un assistant virtuel peut vous aider à augmenter votre productivité d’au moins 5 façons :
1- Mise à jours des données
Un assistant virtuel peut :
- Mettre à jour les informations des clients et/ou des produits régulièrement.
- Créer vos bases de données,.
- Compléter vos fichiers de suivi.
- Saisir les cartes de visites que vous collectez durant vos événements.
En bref, avoir des tâches administratives effectuées par un assistant virtuel vous libère du temps pour poursuivre de précieuses opportunités d’affaires !
2- Comptabilité
La comptabilité peut facilement vous faire perdre du temps et de l’énergie !
Par exemple : Faire le suivi des clients qui n’ont pas réglé leurs comptes est un processus qui prend énormément de temps n’est-ce pas? Un assistant virtuel dévoué peut suivre les factures impayées et gérer les conflits de facturation!
De même pour :
- La saisie de vos factures d’achats.
- La création de vos factures de ventes.
- Et plein d’autres activités liées à votre comptabilité !
Vous imaginez le temps que vous allez gagner en déléguant uniquement cette partie de votre activité ?
3- Gestion des emails
Organiser et prioriser de l’information sont deux compétences indispensables : des compétences qu’un assistant virtuel expérimenté possédera.
Votre assistant virtuel peut :
- Réaliser un filtrage intelligent des emails.
- Faire le tri des communications entrantes dans des dossiers dédiés à chaque type de communication.
Le tout pour vous faciliter la recherche de n’importe quelle information importante.
Ceci économisera beaucoup de temps, éliminant le besoin de fouiller dans votre boîte de réception laborieusement à la recherche d’une information ou d’un e-mail.
4- Planification
Une semaine chargée peut rapidement se remplir avec des réunions et des rendez-vous. Garder le suivi de chaque rendez-vous est plus difficile à l’absence d’un assistant.
Un assistant virtuel est non seulement capable d’organiser des réunions en votre nom (oui, oui trouver le bon créneau et se charger de tout le va-et-vient avec les clients et les partenaires), mais aussi de :
- Remplir votre calendrier d’événements.
- Créer des rappels.
Vous aurez ainsi une visualisation de toutes les informations nécessaires à temps !
5- Recherche et présentation
Lorsque vous êtes à la recherche de quelque chose pour une présentation, votre assistant virtuel peut :
- Résumer les informations que vous avez.
- Faire d’autres recherches en ligne en votre nom.
- Créer des présentations PowerPoint “ SEXY” !
Ce qui vous permettra d’économiser du temps lorsque vous avez des réunions à venir ou des présentations de vos services ou produits.
Si vous sentez que vous êtes pressé par le temps tout au long de la journée, il semble être judicieux de déléguer une partie de vos tâches à un assistant virtuel professionnel.
Pas encore convaincu ?
Calculez le nombre d’heures que vous passez en faisant des tâches administratives, ainsi que vos gains par heure de travail (non administratif). Si vous perdez de l’argent à cause des tâches qui consomment beaucoup de temps et qui peuvent être déléguées, faites appel aux services d’un assistant virtuel professionnel.